Записывайте задачи сразу

Как только у вас появляется новая задача — вы получаете письмо, звонок или сообщение, замечаете что-то важное или просто вспоминаете о деле, — сразу добавьте её в Focusant.

Не откладывайте это на потом. Скорее всего, через несколько минут вы уже забудете о задаче или будете тратить силы, пытаясь удержать её в голове.

Focusant должен стать местом, которому вы можете доверить все свои дела.

Формулируйте задачи как конкретные действия

Название задачи должно ясно отвечать на вопрос: что именно нужно сделать?

Плохо:

Отчёт

Лучше:

Подготовить отчёт по органическому трафику за июнь

Плохо:

Стоматолог

Лучше:

Позвонить в клинику и записаться к стоматологу

Чем понятнее сформулирована задача, тем меньше усилий потребуется, чтобы приступить к её выполнению.

Если дело занимает меньше двух минут, лучше сделать его сразу. При необходимости задачу можно добавить в Focusant уже как выполненную, чтобы она учитывалась в статистике дня.

Назначайте задачам дату

При создании задачи укажите конкретную дату или месяц, в котором вы планируете к ней вернуться.

Не используйте текущий месяц как неопределённый список дел. Задачи текущего месяца должны быть распределены по конкретным дням.

Это помогает снять с мозга лишнюю нагрузку. Вам не нужно постоянно думать:

Кажется, я должен был что-то сделать, но не помню что и когда.

Если все задачи записаны и назначены на подходящие даты, Focusant напомнит о них в нужный момент. Ваша задача — доверять системе и не пытаться удерживать весь список дел в голове.

Планируйте каждый месяц

В начале нового месяца откройте раздел планирования и просмотрите все задачи, назначенные на этот месяц без конкретного дня.

Распределите их по датам.

Во время месячного планирования также полезно:

• удалить задачи, которые потеряли актуальность;
• переформулировать слишком абстрактные задачи;
• разбить крупные задачи на более понятные действия;
• перенести дела, которые пока не стоит выполнять;
• убедиться, что нагрузка распределена по месяцу реалистично.

После этого вы будете понимать, что именно предстоит сделать в течение месяца и когда каждая задача потребует внимания.

Начинайте день с планирования

Каждое утро сначала открывайте раздел «Планирование».

Посмотрите на задачи текущего дня и честно оцените, сможете ли вы выполнить их все.

Если задач слишком много, заранее перенесите часть из них на другие даты. Туда же нужно распределить задачи, оставшиеся незавершёнными с предыдущих дней.

Цель утреннего планирования — сформировать реалистичный список дел на день. После его завершения вам не придётся постоянно пересматривать весь объём работы.

После планирования сосредоточьтесь на текущей задаче

Кроме действительно важных случаев, не возвращайтесь в раздел планирования в течение дня.

Работайте через раздел «Текущее».

Focusant показывает там только одну задачу — ту, на которой вам нужно сосредоточиться прямо сейчас.

Не думайте обо всём списке сразу. Focusant помнит остальные задачи и покажет их по очереди.

Вам может быть назначено несколько дел на день, а общий прогресс отображается для удобства. Однако выполнять задачи следует последовательно: закончили одну — переходите к следующей.

Постоянное переключение между задачами создаёт ощущение занятости, но снижает концентрацию и мешает доводить дела до конца.

Выполняйте задачи линейно

В разделе «Текущее» всегда находится не более одной активной задачи.

Пока она не выполнена, не стоит переходить к следующей без серьёзной причины.

Вы можете пропустить текущую задачу, но используйте эту возможность как можно реже. Частые пропуски обычно означают, что задача:

• сформулирована недостаточно понятно;
• слишком большая;
• назначена на неподходящий день;
• требует информации, которой у вас пока нет;
• является «лягушкой», которую вы избегаете.

В таком случае лучше не продолжать бесконечно переносить задачу, а разобраться, почему вы не можете к ней приступить.

Сначала съедайте лягушек

Лягушки — это неприятные задачи, которые вы постоянно откладываете.

Обычно они остаются невыполненными неделями, месяцами или даже годами. Именно поэтому Focusant располагает лягушек в начале списка.

Утром запас внимания и силы воли обычно выше, поэтому сложную или неприятную задачу лучше выполнить первой.

После завершения лягушки остальные дела часто воспринимаются значительно легче. Кроме того, вы перестаёте тратить силы на постоянное чувство вины из-за задачи, которую давно избегаете.

Если вы несколько раз переносите одну и ту же задачу, подумайте, не является ли она лягушкой. Назначьте ей этот статус или разбейте её на более простые действия.

Лягушки всегда располагаются выше обычных задач.

Разбивайте крупные задачи

Если текущая задача кажется слишком сложной, абстрактной или объёмной, скорее всего, она сформулирована на слишком высоком уровне.

Например:

Сделать сайт

Лучше разбить её на несколько конкретных действий:

Подготовить структуру главной страницы
Собрать референсы дизайна
Создать прототип
Настроить домен
Развернуть приложение на сервере

После создания подзадач исходную крупную задачу можно считать обработанной и отметить как выполненную.

Focusant предназначен не для хранения больших намерений, а для последовательного выполнения понятных действий.

Добавляйте нужную информацию прямо в задачу

Старайтесь указывать в задаче всё, что поможет приступить к ней без дополнительного поиска:

• ссылку на письмо;
• адрес страницы или сайта;
• ссылку на документ;
• телефонный номер;
• имя человека;
• номер заказа;
• короткое пояснение;
• любую другую информацию, необходимую для выполнения.

Например:

Ответить Алексею по SEO-аудиту — ссылка на письмо: …

Focusant не должен становиться основным хранилищем документов, переписок и заметок. Его задача — хранить рядом с конкретным действием ссылки на все необходимые материалы.

Меняйте порядок задач во время планирования

В разделе «Планирование» задачи можно расположить в том порядке, в котором вы хотите выполнять их в течение дня.

Лягушки всегда должны оставаться сверху. После них располагайте остальные задачи в наиболее удобной последовательности.

Если вы пока знаете только неделю, в которую нужно выполнить задачу, назначьте её на понедельник этой недели. Во время утреннего планирования в понедельник перенесите её на подходящий день.

Используйте повторяющиеся задачи осмысленно

Focusant поддерживает повторяющиеся задачи, но не стоит превращать их в бесконечный поток обязательств.

Автоматически создаваемые дела легко накапливаются и могут превратиться в постоянный источник давления.

Используйте повторение только для задач, которые действительно должны выполняться по расписанию:

• оплатить регулярный счёт;
• подготовить еженедельный отчёт;
• провести ежемесячное планирование;
• выполнить обязательную процедуру.

Периодически пересматривайте такие задачи и отключайте повторение, если оно больше не актуально.

Для задач, которые требуют осмысленного решения каждый раз, иногда полезнее создавать новую задачу вручную.

Вместо проектов используйте хэштеги

В Focusant нет необходимости раскладывать задачи по сложной системе проектов и папок.

Такие разделы часто перестают открываться и превращаются в кладбище несделанных планов. Особенно это касается папок вроде «Саморазвитие», «Фитнес» или «Когда-нибудь».

Для группировки задач используйте хэштеги прямо в их названии:

Подготовить план тренировок #спорт

Исправить метатеги на страницах рубрик в Сызрани #работа #seo

Купить наполнитель для котов #дом

Focusant автоматически распознаёт хэштеги. По ним можно находить задачи, а в настройках — просматривать, переименовывать и удалять используемые теги.

Не создавайте слишком сложную систему тегов. Используйте только те, которые действительно помогают находить и группировать задачи.

Не используйте Focusant как календарь

Focusant предназначен для управления задачами, а не событиями с точным временем.

Если дело должно произойти в конкретный час — встреча, звонок, визит к врачу или поездка, — добавьте его в календарь.

В Focusant при необходимости можно создать связанную задачу:

Подготовить вопросы к созвону с командой

Само событие при этом лучше хранить в календаре, где есть точное время и напоминания.